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活用シーン3: カタログ・マニュアルの書庫(文書管理)として

紙媒体による書類の取り扱いは、必要な情報を見つけ出すのに時間が掛かり過ぎることがあり、また、離れた場所で共有する時には不都合です。
さらに、これらの書類が大量に存在する場合は、保管上の物理的な問題も発生します。
スキャニングしてデータ化すればスリム化は図れますが、それでもたくさんのファイルの中から目的の情報を探し出すのは非常に困難です。
しかしながら、一般的な文書管理システムはハイスペック・ハイコストになりがちで、システム導入に二の足を踏んでいる企業様も多いことでしょう。
ナレッジリングは、このような課題に全てお応えします。

少ない投資で文書管理としても使える
ナレッジリングの3つのポイント

“ファイル内検索機能” で、大量にあるファイルの中から必要な情報を見つけます。

商品カタログやマニュアルといった“ファイル”をそのままナレッジリングにアップしておくだけ。
ワード、パワーポイント、エクセル、PDF、と言った普段お使いのファイルの中に “検索条件”にマッチする情報があればファイルの“中身”も含めてナレッジリングが検索してくれるので、すぐに必要なファイルが見つかります。
ファイル検索時には、何のファイルか?どういった資料か?分からなくても、キーワードさえ覚えておけば情報がヒットします。
文書管理としてお使い頂きながら、高度な検索機能で情報を逃しません。

“バージョン管理機能” で、新旧ファイルをしっかり管理します。

ナレッジリングには、文書管理システムと同様にバージョン管理機能があります。
例えば、ある製品カタログのファイルについて、新ファイルと旧ファイルが全く同じファイル名でアップロードされたとしても、しっかり版数管理してくれます。
過去のファイルに遡って利用することも可能です。

“統計情報” から不要な資料が分かります。

よく、文書管理システムを使っていくと不要なファイルや全く利用されていないのに掲載されているファイルがあります。
ナレッジリングでは統計情報を使って、利用されていないファイル(情報)を見つけ出すことができます。
また、管理者は統計情報から、良く利用されているファイル、資料が何かも把握することが可能です。
不要なファイルを削除し必要なファイルを追加すれば、利用者が探しやすくなるだけでなく、資源の節約にもなります。

文書管理システムを導入するより安価に、保守管理不要でご利用頂けます!

文書管理でコスト大幅削減!

ナレッジリングならさらに!

ナレッジリングはスマートフォンやタブレットにも対応しています。
重いカタログを持ち運ぶ必要がないので、営業ツールとしても活躍します。